Recomendaciones de gestión logística para PyMEs

El docente de la UNTREF Claudio Pérez Dagostino, de larga trayectoria en el sector privado, da a conocer algunos procesos logísticos y tecnologías a la medida de las pequeñas y medianas empresas.

El CIDEM reunió a un grupo de empresarios PyMES de la región para consultarles cuáles eran sus principales desafíos en materia logística, y destacaron fundamentalmente tres aspectos: cómo planificar mejor las entregas, hacer una buena sistematización del stock y reducir costos del transporte en la última milla.

Así, surgió la posibilidad de conversar con Claudio Pérez Dagostino, docente del Programa de Logística y Alimentos de UNTREF con amplia experiencia en estos temas y un largo recorrido en compañías de la talla de Peugeot, Impresores Gráficos y Roman SAC, entre otras.

En cuanto a la planificación de entregas, el especialista explica que cuando las PyMEs comienzan con esta gestión lo hacen ruteando a mano. Generalmente toman los remitos y facturas buscando las localidades y dividiendo lo que es el AMBA y la Capital Federal en sectores que agrupan entregas. “En base a eso, se van cargando los pedidos en los vehículos para salir y como punto de partida está bien, pero a medida que la Pyme y el nicho de mercado van creciendo, tenemos que afirmarnos en las tecnologías, especialmente en la inteligencia artificial”, recomienda.

En ese sentido, cita algunos softwares ruteadores como Roadshow y Roadtrip, incluso Google Maps. “Lo beneficioso es que pueden calcular las rutas más cortas y más rápidas. Se pueden considerar restricciones como tráfico, ventanas horarias y capacidad de carga de los vehículos, una variable muy importante porque me va a determinar el tipo de vehículo que necesito y qué cantidad de pallet debo enviar”, agrega.

Otro punto en el que se detiene es la importancia de reasignar rutas en tiempo real cuando salen los despachos. “El resultado siempre va a ser mejor si recalculo y retroalimento el sistema teniendo en cuenta si una ruta está congestionada. Nunca va a ser perfecto pero ayuda a ser más eficientes”, indica.

También, con estas herramientas digitales, es fundamental agrupar entregas por zona: norte, sur, este y oeste dentro de la Capital Federal. De acuerdo con él, esto permite limitar los kilómetros recorridos y con eso bajar la incidencia del costo en el producto. “El mantenimiento de los vehículos va a estar relacionado directamente con la cantidad de kilómetros que se hacen. Al tener una planificación, va a haber menos margen de error. Pero hay que tener en cuenta el volumen de los pedidos y el tipo de zona donde voy, si es segura o no. Si es una zona insegura, eso también hace al costo operativo del vehículo, y hay que evitar subutilizar recursos, no poner un vehículo grande para cargas muy chicas”, ilustra.

En definitiva, remarca Pérez Dagostino, se trata de tener indicadores claves de rendimiento, KPI como se conoce por sus siglas en inglés, gráficos que den cuenta del costo por kilómetro, la tasa de entrega a tiempo, el tiempo promedio de entrega o la conformidad del cliente, entre otros.

Otro tema que hace a la planificación es definir si las entregas se harán con una flota propia, tercerizada o mixta. “Lo mejor es tener una flota mixta. En donde queremos dar servicio y no fallar, poner vehículos propios, y subcontratar para absorber el resto de las entregas cuando son muchas. Si hay pocas entregas, las puedo hacer con mi flota sin tener una capacidad ociosa, poniendo en valor lo que realmente hago como servicio”, se explaya.

Un stock bien organizado

Yendo a lo que es la sistematización del stock, Pérez Dagostino asegura que las PyMEs arrancan con sistemas básicos como Excel, donde en una solapa tienen las entradas, en otra las salidas y van haciendo un saldo de los movimientos.  “Eso sirve en la medida en que manejamos un stock acotado. Donde ya nosotros empezamos a tener una cantidad mayor de ítems, ahí hay que implementar estrategias de gestión de inventario mucho más potentes que contribuyan a reducir los costos y mejorar la satisfacción del cliente”, comenta.

Frente a las limitaciones del Excel, que es estático, el docente aconseja el uso del software integral Warehouse Management System (WMS), un sistema de manejo de depósito que posibilita monitorear los niveles de stock en tiempo real y saber qué cantidad de ítems tengo de cada artículo de referencia, lo que en inglés se conoce como Stock-keeping unit (SKU), estableciendo alertas automáticas para el reabastecimiento.

“Si de un ítem tengo 100 productos en stock que se van consumiendo, cuando llega a 20 unidades se dispara automáticamente un aviso. Obviamente que la frecuencia de venta del producto y la cantidad que se vende de él va a estar estimado por la fuerza de venta y lo que haga marketing con las promociones, pero se puede hacer un estimado de seguridad para no quedarse en cero. Al momento de ir a piquear mercadería,  no voy a encontrar ninguna posición que no tenga producto. Esa es la ventaja que brinda un sistema como este”, describe.

Además, aclara que otro beneficio importante que da este software es la clasificación de los productos. De acuerdo al especialista, se organizan en tres clases. Los clase A son los de alto valor y baja rotación; los clase B son de valor y rotación media; y los clase C son de muy bajo valor y alta rotación.

“Seteando el sistema con esta selección, voy a poner los productos C lo más cerca de la salida. Eso me va a permitir que yo tenga menos tiempo improductivo en el recorrido que hace el operario hasta que va a buscar el producto y lo lleva al área de despacho. Obviamente que los productos de alto valor y baja rotación no los voy a tener cerca de la salida, aunque a veces influye la estacionalidad del producto. Si estoy en verano, no voy a tener a mano los calefactores y sí los aires acondicionados. Por eso, dentro de la rotación también tengo que evaluar la estacionalidad”,  argumenta.

Por otro lado, sostiene que es fundamental definir las áreas del depósito, separar las que son de producto conforme y de producto no conforme. “Si hay un sector de devoluciones o de un pedido que fue rechazado, se puede analizar si fue por un tema de calidad o por un problema del cliente, y definir si vuelve a salir o no. Todo este tratamiento claro de los productos hace que no se mezclen, que no haya errores como mandar una mercadería no conforme o no saber en qué zona se ubica determinado tipo de producto”, continúa.

Alternativas más accesibles para el transporte en la última milla

En toda la cadena logística, la última milla es el tramo de llegada al cliente final y sobre ese punto el experto señala que se puede pensar en transportes totalmente eléctricos o híbridos.

“Hoy encontramos motos eléctricas o monopatines eléctricos, que podemos pensar como opción dependiendo del volumen de la mercadería que tenemos que trasladar. Después hay camionetas híbridas, utilitarios de un pallet, que también tienen una funcionalidad eléctrica”, acota.

Según Pérez Dagostino, la optimización en el uso de estos transportes cargándoles la mayor cantidad de mercadería posible va a tener un impacto directo en los costos. “En realidad, el sueldo del chofer lo tenés que pagar siempre, maneje un camión, una moto o una camioneta híbrida, ese costo no cambia. Pero usando este tipo de transportes eléctricos o semieléctricos, los costos en el mantenimiento de los vehículos y en el combustible sí se modifican”, ilustra.

Finalmente, dice que también hay toda una cuestión de organización de la última milla. “Es clave tener la previsión de que un cliente no te modifique nada cuando ya sacaste el pedido. Hay que reconfirmar la entrega, las direcciones, si hay duda con los teléfonos. Y después tener la trazabilidad de los pedidos, para ver si estás en tiempo y forma o en caso de que llegue a surgir algún inconveniente, tener la posibilidad de cambiar el recorrido y entregar en un horario en el que el cliente vaya a estar. Hay muchos condimentos para mejorar la última milla, pero básicamente depende del tipo de unidad que utilices y de las herramientas digitales que tengas”, refiere.